Nuttige wenke

Wat is 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel, en waarom is dit nodig?

Pin
Send
Share
Send
Send


Elektroniese dokumentbestuur in die organisasie stel u in staat om die proses om met dokumente te werk in alle fases te optimaliseer: van opstel tot goedkeuring en die versending van 'n voltooide kopie. Ons sal in ons materiaal vertel hoe u 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel in 'n organisasie kan implementeer en wat die kenmerke van die toepassing daarvan in verskillende afdelings van die onderneming is.

Fase 1. Ontleding van die bestaande dokumentbestuurstelsel

Dokumente kan in die onderneming geskep word of in papier sowel as in elektroniese vorm aangegaan word. Die ontleding kan sulke tekortkominge in die huidige werkvloei in die onderneming identifiseer soos:

  • verlies van dokumente
  • oormatige duplisering
  • lang goedkeuringstyd
  • koste vir die druk of verkryging van 'n skandeerprent van 'n papierdokument, ens.

Die stelsel wat in die onderneming bestaan, sal moontlik nie meer aan moderne vereistes voldoen om met dokumente te werk nie, soos:

  • maklike soekenjin,
  • operasionele beheer in alle stadiums van die werk met die dokument,
  • Moontlikheid van gemagtigde redigering en goedkeuring.

Sowel as ander vereistes vir die stelsel wat verband hou met die besonderhede van dokumentbestuur in die onderneming.

Wat is 'n EDMS?

Met die ontwikkeling van die internet is die tyd van dik vouers en stowwerige argiewe 'n saak van die verlede. Die proses om met dokumente te werk is nou volledig geoutomatiseer. Die nodige dokumente kan met een klik gevind word, en die argivering word gedoen sonder enige menslike ingryping. Sulke geleenthede word deur EDMS vir ondernemings oopgemaak.

Die elektroniese dokumentbestuurstelsel (EDMS) is 'n spesiale sagteware waardeur die verwerking van dokumente in elektroniese vorm plaasvind. Met ander woorde, danksy die EDMS is dit moontlik om dokumente tussen werknemers oor te dra, individuele take uit te reik, argiewe, ens.

Sekerlik kan baie organisasies elektroniese dokumente skep, stoor en oordra. 'N Elektroniese formaat het egter geen regskrag nie. Om elektroniese papier te laat gewig aansit, is dit belangrik dat dit deur beide partye onderteken word. In hierdie geval moet die dokumente met 'n spesiale elektroniese handtekening verseël word.

Daarom kan EDMS in twee soorte verdeel word:

  1. Dokumentvloei binne die onderneming tussen werknemers,
  2. Dokumentvloei tussen verskillende ondernemings en organisasies deur spesiale kommunikasiekanale.

Spesiale sagteware is nodig om die EDMS binne die organisasie te gebruik. Gewoonlik word so 'n program die EDO-platform genoem. Daarbenewens sal die ekstra werking van sulke sagteware ekstra toerusting benodig. Byvoorbeeld, bedieners, netwerkkanale en meer.

'N Elektroniese dokumentbestuurder sal nodig wees as dit nodig is om met twee verskillende ondernemings te werk. So 'n operateur sal 'n goeie helper wees. Hy weet immers hoe om boodskappe af te lewer, te kontroleer in watter formaat dokumente gestuur word, die elektroniese handtekening te vereis, te stoor, op te slaan en te argiewe, ens.

EDMS is dus die “bloedsomloopstelsel” van die hele onderneming. Dit bespaar baie tyd, en beïnvloed natuurlik die werk van die organisasie as geheel. Maar is hierdie soort verwerking van inligting altyd nuttig? En kan 'n EDMS 'n onderneming beskadig? Om hierdie vrae te beantwoord, moet u die positiewe en negatiewe aspekte van elektroniese dokumentbestuur oorweeg.

Fase 2. Formulering van vereistes vir die elektroniese dokumentbestuurstelsel en ontwikkeling van 'n plan vir die implementering daarvan

Op hierdie stadium word die pogings van die maatskappy se bestuur en IT-spesialiste gekombineer om doelstellings en doelstellings korrek op te stel wat deur 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel opgelos word. Die stelsel moet ten minste die volgende voorsien:

  • beheer van insette en uitsette van dokumente,
  • vertaling van papierdokumente in elektroniese vorm (die skandering en erkenning daarvan),
  • uitruil van dokumente tussen strukturele eenhede van die onderneming,
  • indeling van dokumente in groepe,
  • vinnige soek van 'n dokument volgens sleutelparameters en teks,
  • skepping van rugsteun- en argiefkopieë,
  • die vermoë om toegangsregte te bestuur,
  • ander probleme op te los.

Afsonderlik geformuleerde take om met dokumente te werk wat direk in die onderneming self gebore is. Die stelsel moet die volgende toelaat:

  • konsepdokumente skep, aanpas, koördineer,
  • om kunstenaars binne die sperdatums te beheer,
  • log alle aksies met 'n dokument, ens.

In die lig van die opgestelde take word 'n plan vir die instelling van 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel in die onderneming opgestel.

Fase 3. Ontwikkeling van 'n stelselbestuurskedule

  • die basiese reëls van die stelsel is vas,
  • die lys van dokumente wat betrokke is by die bestuur van elektroniese dokumente word bepaal,
  • hul sjablone en formate word goedgekeur,
  • beskryf die tegnologie om papierdokumente in elektroniese dokumente te omskep,
  • gedetailleerde reëls vir toegang tot dokumente,
  • ander nuanses van die stelsel te ontsyfer.

Fase 4. Voorbereiding vir die opstart van die stelsel en gebruikersopleiding

In die implementeringsfase word die elektroniese dokumentbestuurstelsel getoets, die nodige instellings vir toerusting en sagteware gemaak. Wagwoorde word opgestel, personeel verduidelik die funksies van toegang tot die stelsel.

Daarbenewens ondergaan die personeel opleiding en kennisstoetsing van instruksies om in die elektroniese dokumentbestuurstelsel te werk.

Bevel oor die oorgang na elektroniese dokumentbestuur

Om die elektroniese dokumentbestuurstelsel wettiglik te laat funksioneer, word 'n bevel uitgereik waarin:

  • dui die begindatum van die stelsel aan,
  • die inwerkingtreding van verwante organisatoriese dokumentasie (regulasies, instruksies, reëls) is beveilig,
  • 'n lys persone wat toegang tot die stelsel verleen word, word goedgekeur
  • Die voorwaardes vir inligtingsessies en opleiding van werknemers word uiteengesit
  • ander nuanses wat verband hou met die implementering van 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel te ontsyfer.

Voorbeeld van die volgorde oor die oorgang na elektroniese dokumentbestuur (uittreksel):


Die bestelling moet vertroud wees met alle betrokke werknemers.

Regulasie oor elektroniese dokumentbestuur

Soms ontwikkel ondernemings 'n aparte dokument oor die werk met elektroniese dokumente, wat al die verwante instruksies en regulasies daarin bevat. Hierdie dokument heet 'Regulasie op elektroniese dokumentbestuur.'

Wat om in hierdie bepaling in te sluit en hoe om individuele probleme rakende die werk met die stelsel te bespreek, besluit die maatskappy. 'N Aanduidende stel afdelings word in die figuur getoon:


Voorbeeld van die verordening oor elektroniese dokumentbestuur in die organisasie (uittreksel):


Elektroniese dokumentbestuurstelsel: outomatiseringsprogramme, dekking, bedryfspesifieke

Die organisering van elektroniese dokumentbestuur by die onderneming is 'n duur en tydrowende proses. Nie almal kan gelyktydig alle werkplekke outomatiseer en al die kettings van werk met dokumente in 'n enkele stelsel kombineer nie.

Gespesialiseerde programme help u om ten minste sekere gebiede van die onderneming te outomatiseer en die kleinste moontlike elektroniese dokumentbestuur te organiseer. Sulke programme vir elektroniese dokumentbestuur in die organisasie is selfs beskikbaar vir die kleinste ondernemings. Gewoonlik word dit aangekoop vir rekeningkundige behoeftes (boekhouding en belastingrekeningkunde) met elemente van die personeelvloei.

Dit is nie die beste manier om elektroniese dokumentbestuur by die onderneming te implementeer nie. Maar in die afwesigheid van die nodige hulpbronne, help outomatisering van individuele afdelings en dienste van die onderneming om die werk met dokumente gedeeltelik te vergemaklik.

Spesialiste op die gebied van elektroniese dokumentbestuur beveel 'n ander benadering aan. As 'n onderneming nie genoeg hulpbronne het om 'n effektiewe stelsel van werk met dokumente te implementeer nie, moet die probleem nie plaaslik opgelos word nie. Elektroniese dokumentbestuur moet nie in geselekteerde gebiede geïmplementeer word nie, maar as 'n algemene stelsel wat alle departemente verenig. Terselfdertyd is dit aanvanklik moontlik om 'n minimum stel funksies op te stel en die funksionaliteit geleidelik te verhoog deur die stelsel aan te pas by die behoeftes en omvang van die onderneming.

Daar is onlangs 'n skeiding tussen ontwikkelaars van elektroniese dokumentbestuursprogramme volgens bedryfspesifieke aspekte (programme afsonderlik vir die openbare sektor, telekommunikasie, ens.).

Vervolgens gaan ons in meer besonderhede oor die bestuur van personeel en wettige elektroniese dokumente (waarna om te kyk as u dit skep in 'n situasie waar die onderneming nie 'n verenigde dokumentbestuurstelsel kan organiseer nie).

Wanneer is 'n elektroniese dokumentbestuur van personeel nodig, en is dit moontlik om daarsonder te doen?

Elektroniese HR-dokumenthantering is een van die elemente van 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel in 'n organisasie.

Personeeldokumente in hul verskeidenheid is nie minderwaardig as die rekeningkundige diens nie - die leier in terme van die hoeveelheid primêre dokumente wat geskep en ontvang is. Baie hang af van nuanses soos:

  • skaal en struktuur van die organisasie,
  • die besonderhede van sy aktiwiteite,
  • geografiese fragmentering van strukturele eenhede,
  • personeelomset
  • ander funksies (die teenwoordigheid van afgeleë werknemers, skadelike en gevaarlike werksomstandighede, ens.).

Al hierdie nuanses word in ag geneem wanneer daar besluit word of 'n organisasie elektroniese personeelvloei benodig.

As 'n onderneming bestaan ​​uit 'n direkteur, 'n hoofrekenmeester en 5-7 werknemers, kan elektroniese dokumentbestuur 'n baie duur en goedkoop gebeurtenis word. As die onderneming groot is met 'n uitgebreide taknetwerk en spesifieke werksomstandighede, is die outomatisering van dokumentêre prosedures onontbeerlik.

Die besonderhede van die organisasie van elektroniese dokumentuitwisseling van personeel word hieronder beskryf.

1. Beskerm persoonlike inligting

In hierdie aangeleentheid moet daar voortgegaan word met die vereistes:

  • Wet "Op persoonlike data" van 27 Julie 2006 nr. 152-FZ,
  • Besluit van die Regering van die Russiese Federasie “Na goedkeuring van die vereistes vir die beskerming van persoonlike data ...” van 11.11.2012 No. 1119.

Om dit te kan doen, moet u (paragraaf 15 van die vereistes) voorsien:

  • sekuriteit van die perseel waarin die inligtingstelsel geleë is teen ongemagtigde toegang deur ongemagtigde persone,
  • veiligheid van persoonlike data draers,
  • toegang tot personeeldokumente van 'n beperkte kring van persone wat hul amptelike pligte verrig,
  • gebruik van instrumente vir inligtingsekerheid,
  • die implementering van ander verpligte maatreëls.

2. Om die prosedure vir die verkryging en gebruik van elektroniese handtekeninge te reguleer

In hierdie aangeleentheid moet voortgegaan word uit die norme van die wet “On Electronic Signatures” van 04.06.2011 nr. 63-FZ. Gegewe die belangrikheid van personeeldokumente (insluitend by die oplossing van arbeidsgeskille), moet die bestuurder van die onderneming 'n verbeterde gekwalifiseerde elektroniese handtekening (UKEP) gebruik, tydens die ondertekening daarvan. Die gebruik van ander vorme van elektroniese handtekeninge (eenvoudig of verbeterde ongekwalifiseerd) kan lei tot die erkenning van plaaslike handelinge van die onderneming as ongeldig.

3. Personeeldokumente te delineer

Personeeldokumente word in twee groepe verdeel:

  1. Gevorm in elektroniese vorm.
  2. Uitsluitlik op papier geskep.

Dit is presies waar daar beduidende probleme is met die skepping van 'n elektroniese personeelbestuurstelsel in 'n organisasie. 'N Beduidende deel van die personeeldokumente moet slegs in papiervorm uitgevoer word en gesertifiseer word deur die persoonlike ondertekening van die partye by die diensverhouding (werknemer en (of) werkgewer).

Dit is noodsaaklik om die individuele dokumente en personeelinligting van die werknemer vertroud te maak met 'n kwitansie (byvoorbeeld 'n bevel om 'n dissiplinêre sanksie op te lê), en die HR-spesialis, wanneer die data op die persoonlike kaarte van werknemers reggestel word, moet alle regstellings met 'n persoonlike handtekening sertifiseer.

5. Om vorms van elektroniese personeeldokumente in die plaaslike wet op te stel

Vorms van personeeldokumente wat in elektroniese vorm uitgevoer word, moet in spesiale regulasies vasgestel word. Daar moet al die nuanses van die werk met sulke dokumente geregistreer word: die prosedure om aanpassings daaraan te maak, die voorwaardes en metodes van berging, die soorte elektroniese handtekeninge vir dokumente van aparte wettige belang, ens.

Personeel elektroniese dokumentbestuur: wat beplan wetgewers?

Vooruitgang staan ​​nie stil nie. Geleidelik word daardie personeeldokumente wat altyd net in papiervorm bestaan ​​het, ook na die elektroniese formaat oorgedra.

Tot op hede word 'n elektroniese arbeidskontrak wettiglik toegelaat om met 'n afgeleë werknemer te sluit as hy 'n elektroniese handtekening het (artikel 312.3 van die Arbeidskode van die Russiese Federasie).

Lees meer in hierdie materiaal.

Alhoewel daar vir die wye verspreiding van elektroniese kontrakte nog aparte wetgewende studies nodig is.

Wat elektroniese arbeidsboeke betref, is dit al vir etlike jare besprekings op wetgewende vlak.

Vir meer besonderhede, sien die skakel.

Oor die algemeen is die owerheid se posisie duidelik: elektroniese dokumentbestuur in die personeelsfeer word in die nabye toekoms bekendgestel. Die Ministerie van Arbeid het reeds 'n eksperiment geloods oor die implementering daarvan (bevel van 26 Maart 2018 nr. 194), waarvolgens in 'n elektroniese vorm in 'n aantal ondernemings:

  • werksure word in ag geneem
  • werknemers word bekendgestel aan plaaslike handelinge, salarisonderdele, posbeskrywings,
  • inlig oor die begin van die vakansie,
  • maak sakereise.

Deur die bekendstelling van elektroniese personeelvloei, kan werkgewers werkskontroles via die internet (op afstand) deurgaan.

Wettige elektroniese dokumentbestuur in die onderneming

Regskwessies in sakebedrywighede kom gereeld voor.

As die maatskappy 'n advokaat of regsdiens het, is dit rasioneel om elektroniese dokumenthantering van regsdokumentasie te organiseer met die daaropvolgende integrasie in die algemene elektroniese dokumentbestuur van die onderneming. So 'n stelsel laat toe:

1. Koördineer die goedkeuringsproses

Harmonisering van sjablone vir klaargemaakte kontrakte is 'n proses wat kenmerkend is van alle ondernemings. Dit neem baie tyd en vereis die betrokkenheid van spesialiste van verskillende dienste (finansiële, tegniese, wettige en ander). In die proses kan elektroniese dokumentbestuur u die hele goedkeuringsproses koördineer en die kontrak vinnig aan die teenparty stuur.

Die wettige elektroniese dokumentbestuurstelsel moet die volgende toelaat:

  • 'n lys opstel van persone vir goedkeuring,
  • beheer die tydsberekening van oorweging en aanpassings,
  • los ander probleme op (deur die kontrak vir hersiening te stuur, oor te gee vir ondertekening, ens.)

2. Werk effektief met eise en eise.

Om die eis uit te voer en te eis, moet die spesialis van die regsdiens 'n volledige pakket brondokumente hê. Hierdie dokumente kan beide binne die onderneming self gebore word en van buite af kom (van kontrakteurs). Om al hierdie gefragmenteerde inligting te versamel, is operasionele interaksie met verskillende dienste (boekhouding, verkope en ander departemente) nodig.

Die regulasie is belangrik om kwessies rakende die versameling van alle nodige inligting vir advokate in elektroniese vorm uiteen te sit.

Die stelsel moet so gekonfigureer word dat:

  • alle brondokumente betyds aan die kontrakteur gelewer is,
  • sjablone van klaargemaakte dokumente van advokate is outomaties aan die bestuur gestuur vir goedkeuring,
  • die moontlikheid om aanpassings aan te bring, is gerealiseer,
  • al die fases van die werk met 'n dokument kan opgespoor word,
  • Die tydlyne vir die voorbereiding van vorderings en eise is nagespoor.

3. Hanteer versoeke dadelik

Prokureurs moet briewe aan teenpartye voorberei, afskrifte van verskillende dokumente, antwoorde op versoek van regulerings- en wetstoepassingsagentskappe, ens. Met die bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur kan u die volgende volg:

  • wanneer die versoek deur die kontrakteur ontvang word,
  • hoeveel tyd is daar vir die uitvoering daarvan,
  • datum waarop die voltooide antwoord gestuur is.

Hierdie soort beheer stel u in staat om nie net die advokaat (eksekuteur) te dissiplineer nie, maar ook die inisieerders van die versoek, wat bydra tot die tydige oordrag van die versoek en die uitvoering daarvan.

Die volledige prosedure vir die werk met elektroniese versoeke moet in die regulasies beskryf word: die bepalings van die versoek, die vereistes vir die volledigheid van die brondata, die tyd om die versoek uit te voer.

Om 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel te ontwikkel, is dit nodig om die huidige dokumentbestuurstelsel in die onderneming te ontleed, die belangrikste take te bepaal en die projek te voltooi. Sit die stelsel dan in werking, lei personeel op en stel die prosedure vir die bestuur van elektroniese dokumenthantering vas in 'n interne plaaslike wet (regulasie, instruksies).

Afdeling Inhoud

Hierdie afdeling is ontwerp vir diegene wat net begin kennis maak met die onderwerp van elektroniese dokumentbestuur. Die afdeling sal u help om 'n basiese idee van elektroniese dokumentbestuur te vorm sonder om ingewikkelde probleme in te gaan. Tyd om te studeer 1-1.5 uur.

Registreer as u 'n argief van materiaal vir onafhanklike studie wil aflaai. Dan sal u 'n stel "Fundamentals of electronic document management for the enterprise" beskikbaar hê. Tyd om 20 uur te studeer

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

ECM – это просто или сложно?

Vandag word 100% van die dokumente in die kantoor in elektroniese vorm geskep, maar tot dusver word meer as 80% van die dokumente wat geskep is, gedruk (vir goedkeuring, kennis, om te begin)! Kan so 'n formaat effektief wees? Dit wil voorkom asof die bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur die redelikste aksie is van die besluitnemers ...

Maar die sakebehoefte aan verbeterings in outomatisering word nie onmiddellik gevorm nie, en slegs nadat 'n aantal seine ontvang is, kom die bestuur en verantwoordelike spesialiste tot die gevolgtrekking dat die onderneming 'n spesiale inligtingstelsel vir inhoudsbestuur (ECM-stelsel) nodig het om huidige probleme op te los. Dit wil sê dat dit nodig is om inligting in alle stadiums van sy bestaan ​​te bestuur totdat dit verouderd is.

Om die uitgesproke behoefte te begryp en om die toepaslike voordele van die gebruik van 'n spesifieke IT-oplossing te sien, is dit nie net nodig om te “groei” nie, maar ook om te verstaan ​​hoe die ECM-stelsel in die algemeen gestruktureer is. Watter fases van inligtingsbestuur word deur die ECM-infrastruktuur gedek? Wat is moontlik in elke stadium met inligting? Watter reëls beheer die prosesse om met inligting te omgaan? Hoe vertaal 'n uitgebreide teorie in die praktyk?

Hierdie afdeling van ons internetbron het materiaal versamel en gestruktureer wat eenvoudig ingewikkelde kwessies rakende korporatiewe inhoudsbestuur dek.

Wat is 'n elektroniese dokument, EDMS, ECM

Daar is baie definisies van wat 'n elektroniese dokument, EDMS, ECM is. Ons sal probeer om u die begryplikste en vaardigste van u te gee.

Elektroniese dokument - Dit is 'n sekere stel inligting (teks, beeld, klankopname) wat op 'n rekenaar gestoor is (Word, Excel-lêers, ens.). Hierdie stel inligting word vergesel van 'n kaart met eienskappe, net soos boeke in 'n biblioteek vergesel word van 'n kaartindeks. Deur kenmerke (naam, outeur, skeppingsdatum, ens.). die dokument kan vinnig gevind word.

Workflow (werkvloei) is 'n reeks aksies van werknemers binne 'n spesifieke sakeproses. Byvoorbeeld: die volgorde van aksies is "ontvangs van 'n dokument, registrasie van 'n dokument, hersiening van 'n dokument, uitvoering van 'n dokument", en die sakeproses is "werk met 'n beroep op die burgers".

Elektroniese dokumentbestuur (EDO) is 'n manier om werk met dokumente te organiseer, waarin die grootste deel van die dokumente in elektroniese vorm gebruik word en sentraal gestoor word.

Elektroniese dokumentbestuurstelsel (EDMS) is 'n rekenaarprogram (sagteware, stelsel) waarmee u werk met elektroniese dokumente kan organiseer (skep, verander, soek), sowel as interaksie tussen werknemers (oordrag van dokumente, die uitreiking van take, die stuur van kennisgewings, ens.).
EDMS word ook EDMS (Electronic Document Management Systems) genoem - 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel.

ECM (Enterprise Content Management) - in vertaling klink hierdie term soos "die bestuur van korporatiewe inligtingsbronne (inhoud, inhoud, inhoud)". Hierdie konsep is ietwat breër as EDMS. Onder die ECM-stelsel word verstaan ​​'n stel tegnologieë, instrumente en metodes wat gebruik word om inligting (inhoud) te versamel, bestuur, versamel, opberg en aflewer aan alle verbruikers binne die organisasie. Byvoorbeeld, om 'n ECM-stelsel te word, moet 'n EDMS middele bevat om dokumente te skandeer, die veiligheid van dokumente waarborg, reëls handhaaf vir die stoor van dokumente, ens.

In die Woordelys kan meer akkurate en 'wetenskaplike' definisies van hierdie en ander terme gevind word. Ons beveel ook aan dat u vertroud is met die materiaal in die rubriek Fundamentals of electronic document management.

Benodig u 'n ECM-stelsel?

Om te bepaal of u 'n EDMS of 'n ECM-stelsel benodig, beantwoord u die volgende vrae vir uself:

  • Kan u onmiddellik die regte dokument vind as u met 'n belangrike maat oor die telefoon praat?
  • kan u met sekerheid sê watter van die bestellings wat u uitgereik het, tans nie voltooi is nie, wat agterstallig is?
  • Is u seker dat die huidige snelheid van goedkeuring van dokumente 'n positiewe beeld van u organisasie skep?
  • Is u tevrede met die hoeveelheid papier wat op u tafel is?
  • kan u met vertroue sê waar die dokument wat u uitgereik het vir goedkeuring tans geleë is?

As u 'n negatiewe antwoord op 3 of meer vrae gegee het, moet u ernstig nadink oor die aankoop van 'n EDMS- of ECM-stelsel.

Ons beveel ook aan dat u vertroud is met die materiaal van die afdelings:

Voordele van elektroniese dokumentbestuur

Sakeproses deursigtigheid. Die stelsel bied die vermoë om die fases van sakeprosesse op te spoor, wat alle aktiwiteite in die organisasie deursigtig maak vir bestuur en beheer.

Die verbetering van uitvoerende dissipline. Volgens statistieke word 20% van die take wat ontvang word nie deur die werknemers wat daarvoor verantwoordelik is, verrig nie. Die ECM-stelsel, wat volle beheer oor alle bestuursfases bied, beïnvloed die prestasiedissipline van werknemers.

Verminder tyd deur bestuurders en werknemers. Die gebruik van die stelsel verminder die tyd wat spandeer word aan byna alle roetine-operasies met dokumente (skepping, deursoeking, goedkeuring, ens.). Daarbenewens is daar 'n versnelling van die werkvloei en gevolglik alle prosesse in die organisasie.

Inligtingsvertroulikheid. 'N Lekkasie van vertroulike inligting kan miljoene verliese vir die organisasie tot gevolg hê. Anders as die tradisionele "papier" -dokumentebestuur, bied die ECM-stelsel toegang tot dokumente streng in ooreenstemming met die toegekende gebruikersregte, word alle aksies op die dokument (lees, verander, onderteken) aangeteken.

Voldoening aan ISO 9000. Die daarstelling van kwaliteitsbestuur het nou een van die prioriteitstake geword wat deur Russiese ondernemings aangespreek word. Een van die vereistes vir 'n kwaliteitsbestuurstelsel (QMS) is deursigtige dokumentbestuur en interaksie met inligting. Voordele van die gebruik van 'n ECM-stelsel by die opstel van 'n QMS:

  • sorg vir die streng implementering van die afdelings van die ISO 9001: 2000-standaard vir die bestuur van dokumente en rekords,
  • ondersteuning vir die implementering van regulasies deur werknemers binne die raamwerk van die beskryfde sakeprosesse,
  • die voorsiening van fondse vir beheer deur die bestuur van die QMS.

Gemak van innovasie en leer. Danksy die kennisgewingstelsel, gebou op die basis van die ECM-stelsel, kan u vinnig nuwe werkreëls aan alle werknemers bring. Die opleidingstyd vir nuwe werknemers word verminder as gevolg van die vermoë om vinnig te soek na inligting wat nodig is vir werk (regulasies, instruksies, ens.). Roetes en dokumentsjablone kan maklik verander word, waarna werknemers outomaties op 'n nuwe manier begin werk.

Ontwikkeling van korporatiewe kultuur. Die proses van implementering van 'n ECM-stelsel vestig en handhaaf 'n korporatiewe kultuur. Optimalisering van werknemerinteraksies en die ontwikkeling van horisontale verbindings lei tot spanbou. Terselfdertyd neem die werknemer se verantwoordelikheid toe vir die gehalte-uitvoering van die opdrag wat aan hom gegee word.

Mededingende voordeel. Die implementering van die ECM-stelsel beïnvloed die mededingingsvoordele van die onderneming direk teenoor ander markspelers. Verhoog die spoed en kwaliteit van klantediens deur die beweging van inligtingsvloeie te versnel en die akkurate beheer van alle prosesse. Die funksionering van selfs 'n groot onderneming word meer beweeglik en minder afhanklik van spesifieke "onvervangbare" werknemers.

ECM Tegnologie

Die bestuur van korporatiewe inligting (of inhoud) kan benader word van beide die praktyk sowel as vanuit die teorie. Die praktiese aspekte van ECM is ongetwyfeld veral vanweë hul sakefokus. Vir 'n verskeidenheid praktiese kwessies wat in 'n gestruktureerde kennisstelsel gevorm kan word, is 'n teoretiese basis van die tegniese komponent egter nodig. Om dit te kan doen, moet u let op die komponente van die lewensiklus wat in die kanonieke definisie aangedui word uit die woordelys van die AIIM (Vereniging vir Inligting en Beeldbestuur): vaslegging (vang), bestuur (bestuur), berging (stoor), beskerming (bewaar) en inligtingsaflewering ( lewer).

Inligting word bestuur deur die hele lewensiklus van inligting: van die skepping of toetrede tot die organisasie, tot aflewering aan die eindgebruiker of vernietiging na die verstryking van die bergingstydperk. Inligting deurdring alle prosesse van die organisasie, dit word geskep en verwerk in verskillende inligtingstelsels en met behulp van verskillende toepassings, maar slegs ECM beklemtoon dat daar 'n eenvormige benadering tot die bestuur van inligting in die hele lewensiklus moet wees.

Dit is die moeite werd om daarop te let dat die fases in die lewensiklus van 'n dokument vanuit 'n besigheidsoogpunt belangrik is wat 'n direkte impak het op die sakeprosesse wanneer 'n dokument aan die werkvloei deelneem. Vanuit 'n suiwer tegniese oogpunt dra hierdie stadiums nie 'n duidelike semantiese las nie, dit word aangedui met die algemene term “dokumentbestuur”.

Lees meer oor die inligtingbestuurstegnologieë in die artikels:

Funksionaliteit en klassifikasie van EDMS en ECM-stelsels

Volgens die navorsingsonderneming Gartner kan ECM-stelsels geklassifiseer word as ten minste drie van die ses funksies:

  • dokumentbestuur (verklaring / terugbesorging, weergawebeheer, sekuriteit, groepering van dokumente, ens.),
  • gesamentlike werk aan gemeenskaplike dokumente en ondersteuning vir projekspanne,
  • dokumente skandeer en beelde van papierdokumente bestuur,
  • bestuur van rekords vir langtermyn-argiefopberging, outomatisering van bergingsreëls en regulasies, waarborg dat rekords voldoen aan wetgewing en regulatoriese reëls,
  • werkvloei vir die ondersteuning van sakeprosesse, routering van inhoud, toewysing van werkstake en state, roete-opsporing en uitvoeringsbeheer,
  • Webinhoudbestuur om publikasies te outomatiseer; dinamiese inhoudbestuur en gebruikersinteraksie vir hierdie take.

In ooreenstemming met die aantal geïmplementeerde funksies, word EDMS verdeel in:

  • kantoorstelsels
  • elektroniese argiewe
  • werkvloeistelsels
  • komplekse of ECM-stelsels.

U kan u vertroud maak met hierdie onderwerp onder die opskrifte in die afdeling "Funksionele SED en ECM":

'N Voorbeeld van 'n sakeproses in 'n ECM-stelsel

Die volgende is 'n sakeprosesdiagram in BPMN-notasie, wat 'n voorbeeld oorweeg om in 'n ECM-stelsel te werk met inkomende dokumente (registrasie, waarneming, uitvoering) wat per organisasie per pos, faks, e-pos ontvang word en onderhewig is aan registrasie. Die dokument word onmiddellik na toelating tot die organisasie by die stelsel ingeskryf en dan in elektroniese vorm "beweeg".

Beste praktyke vir die organisering van sakeprosesse in 'n ECM-stelsel

Vir organisasies wat aan EDMS / ECM werk, ontstaan ​​die geleentheid om vereenvoudigde papierwerk uit te voer en op sakeprosesse te fokus. Dit wil sê, die registrasie van dokumente en die beheer van bestellings deur die sekretaris in hierdie geval word slegs gebruik as daar met uitgaande en inkomende korrespondensie gewerk word. Hierdie stappe word uitgesluit vir interne dokumente. Dit beteken nie dat alle sakeprosesse stop nie, en niemand doen iets nie en beheer nie. Die uitvoering van sekere bestellings word uitgevoer as deel van take en take (workflow), wat die status dophou waarop u ook die vordering van die proses kan beheer. Terselfdertyd neem die aantal horisontale take toe, binne die raamwerk van standaard-sakeprosesse of 'gevalle', waarin dit nie nodig is om deur koördineringskettings met senior bestuurders te gaan nie.

Die ECM-stelsel word dikwels die 'sirkulatoriese' stelsel van die onderneming en beïnvloed baie sakeprosesse, waardeur hulle doeltreffender kan wees. Ons sal in meer besonderhede praat oor die beste praktyke om sulke werk te organiseer.

Hoe om ERP- en ECM-stelsels met vriende te maak

ERP (Enterprise Resource Planning) is 'n ondernemingsbestuurstrategie wat gefokus is op die optimalisering van hulpbronne (produksie, finansiële, arbeid) deur 'n inligtingstelsel.

Alhoewel beide ERP- en ECM-stelsels met korporatiewe inligting werk, is die aard van hierdie inligting heeltemal anders. Die basis van hierdie ERP-stelsels is goed gestruktureerde inligting. 'N ERP-stelsel is 'n duidelike gedefinieerde vorm (wat een van die hulpbronne beskryf - finansies, materiële bates, produksiefasiliteite), waar 'n stel besonderhede ooreenstem met hul waardes en 'n bepaalde verwerkingslogika.

'N ECM-stelseldokument (eenheid van inhoud) is hoofsaaklik ongestruktureerde inligting. Daar is geen verskil aan 'n ECM-stelsel nie - 'n teksdokument, 'n tafel, 'n videolêer of 'n tekening. Die stelsel sal sulke dokumente ewe goed insluit in die prosesse vir goedkeuring van die onderneming, regte toewys of na die gewenste dokument soek.

Integrasie van ERP en ECM by die onderneming is miskien die mees natuurlike en minst riskante manier om die funksies van hierdie stelsels te kombineer.

Lees meer oor die integrasie van ERP- en ECM-stelsels:

Wat u nie van 'n ECM-stelsel moet verwag nie

Tans word komplekse outomatisering van ondernemings gebou deur verskillende stelsels te integreer, wat elk 'n sekere reeks probleme oplos. Daarom is dit baie belangrik om korrek te bepaal wat presies binne elke stelsel geïmplementeer moet word.

Die EDMS- en ECM-stelsel is hoofsaaklik daarop gefokus om met ongestruktureerde inligting te werk, dus pogings om probleme daarin op te los, sal ondoeltreffend wees.

Oorweeg die mees algemene vereistes van kliënte, waarvan die implementering in die EDMS- en ECM-stelsel redelik moet wees.

HR-administrasie. Ondanks die feit dat HR-bestuur direk met dokumente verband hou, is die taak van hierdie rigting nie om die dokumente self te bestuur nie, maar in boekhouding en personeelbestuur. Dit is noodsaaklik om personeellede (volgens onderwys, geslag, spesialiteite, datum van toelating / ontslag, ens.) Deur verskillende monsters te bekom, want hierdie inligting moet in 'n gestruktureerde vorm in die databasis geberg word, en nie in die vorm van aparte ongestruktureerde dokumente nie. Die skepping van elke dokument moet besin oor die verandering in personeeltoestand. Daarom is dit raadsaam om gespesialiseerde personeelbestuurstelsels te gebruik wat geïntegreer kan word in die ECM-stelsel vir die stoor van ongestruktureerde inligting (CV's, foto's, personeelbestellings, ens.) Vir die stoor van ongestruktureerde inligting. Daarbenewens is dit nuttig om die prosesse vir die versoening van hierdie dokumente in die ECM-stelsel te outomatiseer.

Boekhouding van finansiële dokumente. Die situasie is soortgelyk aan gestruktureerde finansiële dokumente: fakture, fakture, werk wat verrig is, ens. Gespesialiseerde rekeningkundige stelsels, sowel as gespesialiseerde modules van 'n ERP-stelsel, is bedoel vir belasting en rekeningkunde, gebaseer op primêre dokumente. Die ECM-stelsel kan dit nie vervang nie, hoewel die skandering en organisering van 'n elektroniese argief van skandeerbeelde van finansiële dokumente die EDMS se take is. Die behoefte om sulke oplossings te implementeer ontstaan ​​meestal by groot hoeveelhede dokumente en deelnemers aan sakeprosesse wat met finansiële dokumente sal werk as EDMS-dokumente met inagneming van toegangsregte, digitale handtekeninge, ens.

Die gekombineerde gebruik van ECM- en ERP-stelsels is nuttig op die volgende vlakke:

  • berging van dokumentbeelde in ECM, wat in ERP gehou word,
  • berging van ERP-verslae in ECM, inkl. Ondertekende EDS,
  • koördinering van dokumente en ERP-gidsinskrywings met behulp van die ECM-stelsel.

Daarbenewens is dit nou moontlik om finansiële dokumente (fakture, kontrakte, fakture en handelinge) in elektroniese vorm uit te ruil. En die berging van sulke dokumente in die EDMS sal 'n ekstra voordeel gee. Meer besonderhede.

Materiaal wat nuttig is vir die bestudering van hierdie onderwerp is:

Veral vir rekenmeesters, het ons 'n klein handboek (versameling artikels) voorberei:

Ontleding en modellering van sakeprosesse.

In die reël word stelsels van die BPM-klas (Business Process Management) gebruik om sakeprosesse te ontleed en te modelleer. Dit is gespesialiseerde instrumente vir bedryfsanalise van 'n onderneming of 'n eksterne konsultantfirma. Gesimuleerde sakeprosesse kan handelinge bevat wat nie verband hou met dokumente nie, wat handmatig uitgevoer word (byvoorbeeld, aflewering van dokumente per koerier), eksterne entiteite (byvoorbeeld verskaffers) of met ondersteuning vir ander klasse stelsels (ERP, CRM).

Klassieke EDMS kan inligting verskaf vir die ontleding van sakeprosesse (byvoorbeeld in die vorm van verslae oor vertragings met die uitvoering van sekere soorte take). Maar dit is slegs 'n klein deel van die data wat nodig is vir 'n volledige ontleding.

Dit is raadsaam om EDMS en modelleringstelsels te integreer volgens verwysingsdata, byvoorbeeld dokumente of organisasiestrukture. Daarbenewens sal dit effektief wees om die EDMS as 'n dataverskaffer te gebruik om bestaande sakeprosesse wat in die EDMS uitgevoer word, te ontleed.

Aan die ander kant gaan die dokumentbestuurstelsels wat op die mark beskikbaar is, dikwels buite die raamwerk van die EDMS en kom hulle naby die klas BPM-stelsels, en die funksies kan die een of ander funksionele vir analise en modellering insluit.

U kan meer lees oor die posisionering van die ECM-stelsel onder die opskrif ECM-plek in die ondernemingsinligtingstelsel.

Effek van implementering

Die evaluering van die effek van 'n ECM-projek is in wese dieselfde as om die doeltreffendheid van 'n IT-projek te evalueer, en om 'n IT-projek te evalueer om enige projek in 'n onderneming te evalueer.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Dit is moontlik in gevalle waar die IT-probleme wat behandel moet word, voor die hand liggend is en nie addisionele regverdiging benodig nie. Byvoorbeeld, om 'n rekenaar vir 'n sekretaresse te koop of 'n rekeningkundige stelsel te implementeer. Hier is die motief die volwassenheid van die tegnologieë van die onderneming, waarsonder die onderneming eenvoudig nie as effektief beskou kan word nie. In ander gevalle is die effek amper onmoontlik om te bereken, hoewel die behoefte aan implementering bo alle twyfel bestaan. En soms is die berekening van die effek duurder as die tegnologie self (soos om werknemers onbeperkte internettoegang te bied). In al hierdie gevalle word meer aandag geskenk aan projekkoste en oplossingspotensiaal, byvoorbeeld, hoe maklik ander take van die onderneming opgelos kan word met behulp van die geïmplementeerde stelsel.

EDMS en oplossings daarop gebaseer kan nie altyd toegeskryf word aan stelsels waarvan die effek duidelik is nie. Tradisionele metodes om die doeltreffendheid van die gebruik van bates tot inligting te ontleed is nie van toepassing nie, en die formule “die verhouding van wins tot totale koste is doeltreffendheid”. Dit is te wyte aan die feit dat inligting 'n ontasbare bate is wat deelneem aan produksie tesame met materiële en arbeidsbronne. Die implementering van die ECM-stelsel gaan gepaard met 'n verandering in sakeprosesse en arbeidskoste. Die koste van inligtingstelsels, insluitend ECM, is in die meeste gevalle indirekte koste, wat slegs per uitseteenheid bereken kan word met behulp van 'n model van ekonomiese beplanning, wat dikwels moeilik is om te formaliseer.

Wat is die implementering van 'n ECM-stelsel

Die keuse en verkryging van 'n ECM-stelsel is slegs die eerste stap in die opbou van elektroniese dokumentbestuur in 'n organisasie. Voordat die stelsel werk en regtig begin werk, is die implementeringsproses vooruit. As u nog nooit 'n inligtingstelsel geïmplementeer het nie, sal ons verduidelik wat die implementering is en waarom dit nodig is.

Die implementering van 'n ECM-stelsel bestaan ​​tipies uit die volgende stappe:

  • projekorganisasie, personeelstoekenning (projekbestuurder en werkgroep),
  • ondernemingsnavorsing en ontwerp van oplossings vir die gebruik van ECM-stelsels,
  • instelling en aanpassing van die ECM-stelsel,
  • personeelopleiding
  • proefoperasie.

Die onderneming kan die implementeringsproses onafhanklik of met die betrokkenheid van 'n derdeparty-implementerende onderneming organiseer. In die eerste geval sal dit meer tyd en moeite van ons eie werknemers afneem, sal die implementeringstyd waarskynlik vertraag word. In die tweede geval sal daar beduidende finansiële koste nodig wees vir die dienste van 'n derdeparty-organisasie, maar die tydsberekening en uitkoms van die projek sal meer gewaarborg word.

Die volgende reëls is in elk geval verpligtend vir suksesvolle implementering:

  • die aktiewe deelname van die bestuur aan die implementering en gebruik van die ECM-stelsel,
  • identifisering en diepgaande opleiding van sleutelpersoneel vir die implementering en ondersteuning van die ECM-stelsel,
  • organisering van opleiding vir alle gebruikers en die verskaffing van instruksies om met die stelsel te werk.

U kan voortdurend bygewerkte aanbevelings oor die organisasie van die implementeringsproses vind in ons afdeling Implementering van elektroniese dokumentbestuur.

Probleme en risiko's met die implementering van 'n ECM-stelsel

Op baie maniere val die probleme en die risiko's van die implementering van 'n ECM-stelsel saam met die projekte vir die implementering van ander ondernemingswye inligtingstelsels en lei dit tot die volgende: negatiewe gevolge:

  • skending van die voorwaardes van die projek,
  • skending van die projekbegroting,
  • onvolledige bereiking van doelwitte (die stelsel werk, maar nie ten volle nie: minder / slegter as wat beplan is),
  • volledige implementeringsversuim (na implementering werk die stelsel regtig nie).

Risiko-spesifisiteit by die implementering van 'n ECM-stelsel hou dit verband met die feit dat dit binne 'n kort tydjie nodig is om die meeste werknemers oor te dra na heeltemal nuwe werkmetodes daarvoor (lees van dokumente in elektroniese vorm, ontvang elektroniese besluite en handtekeninge van die bestuur, ens.). Die mees kenmerkende risiko's vir die implementering van 'n ECM-stelsel sluit die volgende in:

  • Konserwatiewe gebruikers, verwerping van nuwe werksmetodes,
  • lae rekenaarvaardigheid van gewone gebruikers en senior bestuur,
  • ongestruktureerde prosesse (gebrek aan regulasies),
  • onvoldoende / onvoldoende tegniese toerusting,
  • vaag projekbestuur.

Maniere om risiko's te vermy oor die algemeen standaard:

  • gedetailleerde voorlopige ontwerp van die ECM-stelsel by hierdie onderneming,
  • duidelike riglyne en 'n persoonlike voorbeeld van leierskap,
  • opleiding van personeel en operasionele ondersteuning om probleme op te los.
  • gefaseerde implementering.

Betroubaarheid en geldigheid van 'n elektroniese dokument

Die veld van elektroniese inhoudsbestuur en elektroniese interaksie ontwikkel nou aktief. Wetgewing is ook besig om te ontwikkel, sommige norme word daarin vasgestel nadat hulle in die lewe gevestig is, en sommige, inteendeel, verskyn met die instelling van wetgewende handelinge.

Die bepaling van die betroubaarheid en wettige belang van 'n papierdokument is 'n verstaanbare prosedure vir almal: die dokument moet die nodige handtekeninge en seëls hê. Maar hoe kan u die akkuraatheid van 'n elektroniese dokument bepaal?

Vir hierdie geskep elektroniese handtekening (EP) - Dit is die vereiste van 'n elektroniese dokument wat ontwerp is om dit teen vervalsing te beskerm. ES laat u toe om die eienaar van die handtekening te identifiseer, en om vas te stel of daar geen veranderinge in die elektroniese dokument is nadat dit onderteken is nie.

In sy eenvoudigste weergawe werk die EP-meganisme soos volg. Daar word 'n sertifiseringsentrum (departement of eksterne organisasie) toegeken wat met behulp van gespesialiseerde sagteware die sogenaamde "sleutelsertifikate" vir elke gebruiker genereer. 'N ES-sleutel is 'n unieke reeks karakters. Dit bestaan ​​uit 'n privaat sleutel (dit is slegs beskikbaar vir die eienaar, met die hulp daarvan kan die eienaar 'n elektroniese dokument onderteken) en 'n openbare sleutel (dit is beskikbaar vir almal; daarmee kan u bepaal wie die elektroniese dokument onderteken het en wanneer).

As u 'n ECM-stelsel gebruik, word al die "probleme" wat 'n gebruiker kan ondervind, weggesteek. Die gebruiker moet in die reël die gewenste funksie kies: “Onderteken die dokument” (die dokument onderteken deur die elektroniese handtekening word gelyktydig gesluit vir veranderinge) of “Kry inligting oor handtekeninge”. Die wettigheid van elektroniese dokumente word deur die howe en derde partye erken.

As u die kwessie van die gebruik van elektroniese handtekeninge wil bestudeer, raadpleeg die gedeelte Net oor elektroniese handtekening / digitale handtekening.

As u verskillende gebiede van wetgewing wil bestudeer - maak kennis met die materiaal onder die opskrif Normatiewe dokumente en regsaspekte.

Konseptuele apparaat en tipes elektroniese dokumentbestuur

Elektroniese dokumentbestuur (EDO) is 'n stelsel van outomatiese prosesse vir die verwerking van elektroniese dokumente wat die konsep van "papierlose papierwerk" implementeer.

Die ontwikkeling en aktiewe bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur het in die negentigerjare begin toe 'n groot aantal kantoor-outomatiseringsprogramme op die Russiese mark verskyn het. Sedertdien ontwikkel hierdie bedryf aktief. Al hoe meer organisasies streef daarna om 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel in te stel om die doeltreffendheid van die werktyd te verhoog en die koste van handmatige verwerking van dokumente te verminder.

Die belangrikste element van elektroniese dokumentbestuur is 'n elektroniese dokument wat met behulp van rekenaarinligtingsverwerkingsinstrumente geskep word en gestoor word as 'n lêer van die een of ander formaat op 'n rekenaarmedium.

Die instelling van elektroniese dokumentbestuur stel die onderneming in staat om die volgende voordele te ontvang:

  • eenmalige registrasie van 'n dokument, waardeur u dit in die stelsel akkuraat kan identifiseer,
  • parallelle uitvoering van verskeie operasies, wat die tydsverloop van die dokument verminder en die doeltreffendheid van uitvoering verhoog,
  • deurlopende beweging van die dokument, wat dit moontlik maak om te eniger tyd in die proses die persoon wat verantwoordelik is vir die uitvoering daarvan te identifiseer,
  • 'n enkele databasis van dokumente, met die uitsondering van die moontlikheid van duplisering,
  • effektiewe soeke na 'n dokument met minimale inligting daaroor,
  • 'n effektiewe verslagstelsel waarmee u die beweging van die dokument in elke stadium van die werkstroom kan beheer.

Afhangend van die organisasie se besonderhede, is daar verskillende soorte elektroniese dokumentbestuur:

  • produksie EDI,
  • Bestuur EDI
  • Argief,
  • HR EDI
  • Rekeningkundige EDI
  • pakhuis EDO,
  • tegnologiese EDO,
  • Geheime en vertroulike EDI.

Daar kan soveel elektroniese dokumentbestuurstelsels wees soos daar aktiwiteite is. Indien nodig, kan u enige privaat dokumentbestuur outomatiseer.

Funksies en effektiwiteit van EDI

Die stel noodsaaklike EDI-funksies word bepaal deur die take waarmee die outomatisering van dokumentbestuur in die onderneming gekonfronteer word. Die basiese funksies van EDI kan soos volg wees:

  • die skepping van 'n elektroniese weergawe van die dokument,
  • die skepping van 'n attribuutkaart van 'n dokument,
  • vorming van teks uit 'n klaargemaakte sjabloon met die vervanging van veranderlike waardes vanaf 'n dokumentkaart daarin,
  • soek vir dokumentkaarte,
  • die vorming van 'n elektroniese dokument met behulp van 'n sjabloon op die briefhoof van die organisasie,
  • stoor dokumente in verskillende formate,
  • dokumentroetes te skep en die beweging daarvan te beheer,
  • onderhoud van tydskrifte, klassifiseerders en naslaanboeke,
  • registrasie en klassifikasie van dokumente wat in die program geregistreer is,
  • stuur onthounotas en kennisgewings,
  • goedkeuring van dokumente
  • generering van verslae oor die beweging en uitvoering van dokumente.

Die effektiwiteit van die gebruik van elektroniese dokumentbestuur in organisasies word kwantitatief en kwalitatief beoordeel. Kwantitatiewe aanwysers kan gemeet en geëvalueer word in terme van materiaal- en tydskoste:

  • tydvermindering met die verwerking en skepping van dokumente met 'n gemiddelde van 75%: registrasie, e-pos, deursoeking, uitvoering van kontrolebewerkings,
  • versnelling van die beweging van inligtingsvloei: oordrag van 'n dokument van 'n eenheid na 'n eenheid of 'n vennootonderneming, voorbereiding van standaarddokumente, koördinering, spoed van verspreiding van inligting binne die onderneming,
  • besparing van materiaal en hulpbronne in die vorm van 'n vermindering in die koste van kantoorvoorrade, voorrade en dokumentberging.

Gehalte-aanwysers word geëvalueer ten opsigte van die verbetering en ontwikkeling van verskillende aspekte van die onderneming:

  • toename in arbeidsproduktiwiteit van werknemers tot 25%, as gevolg van die teenwoordigheid van 'n enkele inligtingsruimte, vereenvoudiging van spanwerkprosesse, effektiewe beheer oor die uitvoering van dokumente,
  • vermindering van die risiko's vir verlies van dokumente,
  • verhoog die spoed van goedkeuring en goedkeuring van dokumente,
  • toenemende korporatiewe kultuur.

Soos die praktyk toon, sal die ekonomiese uitwerking van die instelling van 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel by 'n onderneming groter wees, hoe meer werknemers sal by EDI betrokke wees.

Vereistes vir elektroniese dokumentbestuurstelsels

Die elektroniese dokumentbestuurstelsel (EDMS) is 'n spesiale toepassing wat deelnemers die uitruil van elektroniese dokumente van wettige belang bied. Alle elektroniese dokumentbestuurstelsels kan volgens verskillende kriteria geklassifiseer word:

  1. EDS met gevorderde stoor- en herwinstelsels. Hul tweede naam is elektroniese argiewe.
  2. EDS met ontwikkelde routingstelsels wat die beweging van dokumente op spesifieke roetes verseker.
  3. EDS met 'n stelsel om organisasiebestuur en kennisakkumulasie te ondersteun. Hierdie stelsels kombineer tipies die eienskappe van die vorige twee. In so 'n stelsel is dit boonop moontlik om rigiede sowel as gratis routing te gebruik. Soortgelyke EDMS word in groot ondernemings en regeringsagentskappe gebruik.
  4. EDS met die ondersteuning van spanwerk. Sulke stelsels is daarop gemik om die kollektiewe werk van werknemers te organiseer, selfs al is hulle geografies geskei. Bied die vermoë om inligting, besprekings en afsprake te soek, insluitend reële en virtuele, sowel as dienste vir die stoor en publikasie van dokumente.
  5. EDS met addisionele dienste: projekbestuur, e-pos, faktuur, CRM-diens.

Die gewildste funksies van EDMS is:

  1. Berging en herwinning van dokumente.
  2. Kantoorwerkondersteuning.
  3. Roete en beheer van die uitvoering van dokumente: voorbereiding van roetes van dokumente, ondersteuning vir aksies tydens roetes, kennisgewing van werknemers oor die ontvangs van 'n nuwe dokument, outomatiese beheer van die tydsberekening van die uitvoering.
  4. Opstel van analitiese verslae, soos 'n verslag oor huidige indiensneming, oor die uitvoering van werk aan dokumente en op laat bestellings.
  5. Versekeringsinligting, insluitend gebruikersverifikasie, ondersteuning vir elektroniese digitale handtekening, kodering van dokumente en briewe, oudit van werk in die stelsel.

Sommige EDS het spesifieke funksies waarmee u die gebruiksmoontlikhede kan uitbrei deur integrasie met ander stelsels.

'N Kenmerk van die Russiese interne elektroniese dokumentbestuurstelsel van die organisasie is die vertikale oriëntasie daarvan: die dokument moet deur 'n reeks goedkeurings en goedkeurings van die senior bestuur gaan voordat die kontrakteur bereik word. Daarbenewens is daar in die huishoudelike kantoorwerk integrale dele soos die registrasiestelsel, voorbereiding van verslae en beheer oor uitvoering. In hierdie opsig is die bekendste EDMS op die Russiese mark produkte van plaaslike ontwikkelaars (sien fig.).

Fig. Vraagkaart van verskillende EDMS in Russiese maatskappye

Hoe u 'n EDMS kies wat geskik is vir u besigheid?

Aangesien ontwikkelaars baie outomatiseringsprogramme aanbied, is dit belangrik om nie 'n fout te maak tydens die keuse van een of ander EDMS nie. Daar is verskillende belangrike kriteria waarvolgens u kan verstaan ​​of die program geskik is vir die onderneming of nie.

  1. Die volwassenheid van die EDMS, insluitend die tydstip waarop dit op die mark bestaan, die aantal ondernemings wat die stelsel suksesvol in hul werk toegepas het, die beskikbaarheid van opdaterings. Nuwe stelsels het 'n groot waarskynlikheid van foute en gevolglik mislukkings in die organisasie van elektroniese dokumentbestuur van die onderneming.
  2. Voldoening aan die industrie standaard organisasie.
  3. Nakoming van die doelstellings en doelstellings van die onderneming.
  4. Die vlak van tegniese ondersteuning vir die EDMS van die ontwikkelende onderneming tydens installasie en tydens werking.
  5. Die moontlikheid om die EDMS te verander in geval van die uitbreiding van die organisasie.
  6. Beskikbaarheid van dokumentasie vir die administrasie of verandering van die EDS-instellings.
  7. EDS beskerming. Die stelsel moet die beskerming van inligting verseker in ooreenstemming met die veiligheidsbeleid van die onderneming.
  8. Die tyd benodig om die EDMS te herstel na 'n fout.
  9. Die koste van die EDS, insluitende die koste van aankoop, lisensie, administrasie en tegniese ondersteuning.

Die keuse van die stelsel hang af van wat die klant beplan om daaruit te kry, watter bronne hy het en wat die ontwikkelingsvlak van die onderneming op die gebied van elektroniese dokumentbestuur is.

Om uiteindelik te bepaal watter EDMS by die onderneming geïnstalleer moet word, word dit aanbeveel om 'n paar eenvoudige stappe te doen:

  • doen 'n vergelykende analise van verskeie EDMS wat die beste aan die vereistes voldoen,
  • skat die koste van eienaarskap van 'n program,
  • bestudeer lisensiëringskemas en kies die beste opsie,
  • vertroud wees met die reeks dienste wat deur die verskaffer gelewer word,
  • Verken demo-video's
  • installeer die demo-weergawe van die program,
  • om die funksionaliteit van die EDMS te bestudeer en die belangrikste uit die oogpunt van die onderneming uit te lig.

Na 'n uitgebreide ontleding van die data wat verkry is, kan u die finale besluit neem oor die installering van 'n program in die onderneming.

Implementering van elektroniese dokumentbestuur

Die implementering van elektroniese dokumentbestuur in 'n organisasie is nie so 'n eenvoudige taak nie. Dit is nie genoeg om net die program aan te skaf, dit op rekenaars te installeer en te laat werk nie. Die sukses van die implementering hang af van verskillende voorwaardes.

  • Aktiewe deelname aan kantooroutomatisering deur ondernemingsbestuur. 'N Vinnige oplossing vir organisatoriese kwessies wat verband hou met die implementering van EDI, sowel as die impak op middelbestuurders en ondergeskiktes wat weerstand bied teen innovasie, help om hierdie doelwit suksesvol te bereik.
  • As u die installasiestappe nakom, kan u die nodige sperdatums en die begroting nakom.
  • Die belangstelling van sleutelgebruikers. By die outomatisering van die werkstroom is dit nodig om die belange van die werknemers wat direk in die program sal werk, in ag te neem.
  • Behoorlike voorbereiding van die projekdokumentasie sal help om teenstrydighede tussen die kontrakteur en die klant tydens die werking van die stelsel te vermy.

Hoe meer hierdie beginsels in ag geneem word in die implementeringsproses, hoe groter is die waarskynlikheid dat die oorgang van die onderneming na elektroniese dokumentbestuur suksesvol sal wees.

Die prosedure vir die organisering van elektroniese dokumentbestuur in 'n onderneming is soos volg.

  1. Ontwikkeling van tegniese spesifikasies.
  2. Die keuse van IT-oplossings.
  3. Beskrywing van sakeprosesse.
  4. Stel samestellings, skedules, 'n lys van die nodige hulpbronne en 'n algehele werkplan op.
  5. Implementering van elektroniese dokumentbestuur.
  6. Toets die program.
  7. Begin EDMS in werking.
  8. Monitering van die gebruik van die stelsel.

In die proses om 'n EDMS by 'n onderneming bekend te stel, sal probleme en risiko's onvermydelik ontstaan, wat sal lei tot 'n oortreding van die sperdatums van die projek, die begroting oorskry, die onvolledige bereiking van die doelstellings wat die EDMS in die gesig staar, of selfs 'n volledige ontwrigting van die implementering van die program.

Die spesifisiteit van risiko's in die implementering van EDI, sowel as in die implementering van enige inligtingstelsel regdeur die organisasie, is te wyte aan die feit dat dit in 'n relatiewe kort tydjie nodig is om 'n beduidende deel van die werknemers na nuwe en ongewone werksmetodes vir hulle oor te dra. Die belangrikste risiko's sluit die volgende in:

  • Konserwatiwiteit van werknemers
  • onvoldoende rekenaarvaardigheid van werkers,
  • gebrek aan regulasies vir die belangrikste prosesse,
  • swak tegniese toerusting
  • gebrek aan duidelike projekbestuur.

Om ongewenste probleme tydens die organisasie van elektroniese dokumentbestuur te voorkom, is dit noodsaaklik om die werk van die EDMS in die onderneming in detail te ontwerp, die gefaseerde inleiding daarvan te organiseer, die personeel op te lei en hom operasionele ondersteuning te bied om probleme op te los wat verband hou met die werk van die EDMS.

Oor die algemeen is die bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur nie net 'n innovasie nie, maar 'n radikale stap in die rigting van die moderne bestuur van inligtingsvloei. Volgens CNews Analytics is die plaaslike EDMS-mark een van die aktiefste ontwikkelende segmente van die IT-bedryf. Dit is omdat die openbare verbruiker van die programme die openbare sektor is, en belangstelling van die staat verseker die stabiliteit van die hele mark.

Elektroniese dokumentbestuur as deel van die implementering van 'n geïntegreerde sake-outomatiseringstelsel

Denis Seleznev, hoof van die Automation: 1F-praktyk by KSK Group, die grootste konsultasiehouermaatskappy wat betrokke is by die ontwikkeling en installering van sy eie unieke besigheidsoutomatiseringsprogram, First Form, het ons vertel hoe om 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel te organiseer en te begin:

'Sommige ondernemings, veral kleiner ondernemings, glo dat outomatisering van sakeprosesse in 'n onderneming ten einde geld te bespaar, wel in dele gedoen kan word - eers boekhouding, dan papierwerk en daarna alles. In werklikheid kan sulke denkbeeldige besparings gevolglik groot ongemak en die behoefte aan ekstra koste tot gevolg hê. Stel u voor dat 'n onderneming ontwikkel; die taak is om alle verskillende programme in 'n gemeenskaplike stelsel te kombineer, maar dit blyk dikwels dat dit onmoontlik of amper onmoontlik is. Verskillende outomatiseringsprogramme kan nie in een modus werk nie, en u moet die outomatiseringsproses van die begin af begin.

Dit is baie winsgewender, eenvoudiger en geriefliker om onmiddellik 'n geïntegreerde stelsel te installeer wat alle sakeprosesse in die onderneming dek en die vermoë het om uit te brei in die geval van nuwe sakeprosesse. KSK groep bied aan sy kliënte 'n unieke ontwikkeling - 'n omvattende stelsel van "First Form". Een van die voordele daarvan is die snelheid van implementering, die aanpasbaarheid van die stelsel aan verskillende besigheidstake, eenvoud, mobiliteit en winsgewendheid. Daar moet op gelet word dat die “Eerste vorm” 'n vaste koste het en dat dit geen ekstra koste van die klant tydens die operasie benodig nie. Ons waarborg ook tegniese ondersteuning en opleiding van hoë gehalte. ”

Pin
Send
Share
Send
Send