Nuttige wenke

Funksies vir konferensieorganisasies

Pin
Send
Share
Send
Send


Met die konferensie kan u mense vergader wat verteenwoordigers van 'n spesifieke groep of gemeenskap is om onderwerpe van belang te bespreek en ervarings uit te ruil.

Die organisering van die konferensie word gewoonlik deur 'n toegewyde persoon of agentskap uitgevoer; sy take sluit in die professionele organisasie van die konferensie, wat moet voldoen aan die nodige vereistes en doelstellings van die beplande konferensie.

Die formaat van so 'n geleentheid soos 'n konferensie is nie iets nuuts in die moderne wêreld nie; soortgelyke gebeure is lank voor ons era gehou. Voorheen kon slegs stedelike adelaars, filosowe en wetenskaplikes aan sulke gebeure deelneem. Nou kan elkeen aan die konferensie deelneem as toeskouer sowel as spreker.

Konferensie voorbereidings

Nadat die onderwerp van die konferensie gedefinieër is en die teikengehoor bekend is, moet u die proses van voorbereiding van die geleentheid benader. Hierdie proses kan van etlike maande tot een jaar duur, afhangende van die omvang van die geleentheid en die kompleksiteit van die onderwerp. Byvoorbeeld, as u van plan is om 'n wetenskaplike konferensie te reël, moet u verstaan ​​dat die sprekers uitgebreide wetenskaplike materiaal moet voorberei, en dit is selfs moontlik om 'n soort wetenskaplike navorsing uit te voer, waarvan die resultate op die konferensie verslag lewer.


Die professionele organisasie van die konferensie verg die organiseerder van ervaring en uitstekende kennis van die bedryf in die organisering van hierdie formaat van die gebeure, aangesien enige fout die gebeurtenis kan vernietig en dit baie kos. Inderdaad, baie geleenthede gaan na sulke geleenthede en dit is beter om nie so 'n aantal mense teleur te stel nie, want die reputasie kan vinnig ondermyn word deur die organiseerder van die geleentheid en die sprekers.

Hoe kan u 'n konferensie professioneel organiseer?

Ontwikkeling van konferensieprogramme

Die ontwikkeling van die konferensieprogram bevat 'n gedetailleerde studie van die program vir elke dag van die konferensie, asook die keuse van deelnemers. In ooreenstemming met die tema van die konferensie word die samestelling van die sprekers bepaal, die maniere waarop kommunikasie met elk van die deelnemers gevestig kan word, bepaal en die voorwaardes vir deelname aan die konferensie word aan hulle gekommunikeer. Hou in gedagte dat die voorbereiding vir 'n konferensie vir 'n spreker 'n mors van tyd is, dus moet u vooraf nadink oor watter voordeel die spreker sal hê om tydens die konferensie te praat. Die voordeel kan óf wesenlik óf 'n ander soort wees. As u konferensie in 'n nie-kommersiële formaat is, moet u in hierdie geval die maksimum ondersteuning bied aan elke spreker tydens die voorbereiding vir die konferensie sowel as na die konferensie.

'N Gedetailleerde studie van die program van elke dag van die konferensie sluit in:

  • opstel van die skedule van konferensiedae - wat in elke spesifieke periode gebeur,
  • die tyd in te stel vir elke spreker om te praat en 'n brosjure vir elke deelnemer aan die konferensie op te stel,
  • verpligte insluiting van ruspouses, kommunikasie tussen deelnemers en versnaperinge. As die konferensie die hele dag duur, moet u sorg dat u kos voorsien vir alle deelnemers aan die konferensie: koffiepouses, middagete.

Ontwikkeling van 'n konferensiepromosieplan

Die ontwikkeling van 'n konferensiepromosieplan moet uitgevoer word deur 'n bemarker wat die taak is om die teikengehoor oor die beplande konferensie in te lig. As die konferensie op groot skaal is, moet u die ondersteuning van die media inskakel; hier kan u 'n PR-bestuurder met mediaverhoudinge verbind.

Die bemarker moet 'n strategie oorweeg om die geleentheid sodanig te bevorder dat dit soveel mense as moontlik teiken.

Met die bevordering van die konferensie kan u beide standaardbemarkingsmetodes verbind - vanlyn bemarkingsinstrumente en internetbemarkingsinstrumente. As u internetbemarkingsinstrumente gebruik, kan u die teikengehoor baie akkurater teiken, wat advertensiekoste aansienlik kan bespaar.

As deelname aan die konferensie betaal word, kan u kaartjies vooraf verkoop vir deelname. U kan byvoorbeeld 'n afslag verklaar vir die volle betaling van die deelname aan die konferensie voor 'n bepaalde datum. Afslag kan op so 'n manier bestuur word dat die afslag nader aan die datum van die byeenkoms kleiner word - dit sal help om 'n groot deel kaartjies te verkoop lank voor die dag van die konferensie.

Tegniese organisasie

Die tegniese organisasie van die konferensie is byna die belangrikste punt, want sonder professionele tegniese ondersteuning vir die geleentheid is sukses onwaarskynlik.

Wat is daarby ingesluit:

  • seleksie van die webwerf vir die konferensie. Hier moet u gelei word deur die beplande aantal deelnemers, want dit is baie, baie belangrik. Elke deelnemer aan die konferensie moet gemaklik en gemaklik sit, kyk en luister. Daarom moet u u vermoëns noukeurig bereken,
  • spyseniering tydens die konferensie. Wanneer u die skedule vir elke dag van die konferensie beplan, is dit die moeite werd om veral aandag te gee aan kosonderbrekings - koffiepouses, middagete of selfs aandete. Om dit te kan doen, is dit die moeite werd om 'n spesiale kamer uit te lig waarin tafels met voedsel vooraf voorberei sal word, asook kelners vir drankies. Om middagete te organiseer, moet die gebou natuurlik 'n eetkamer of kafee hê waar warm maaltye gereël word. Om vir elke deelnemer in die eetkamer te kom, moet u persoonlike voedselkoepons voorberei wat uitgereik word vir die konferensie,
  • tegniese toerusting vir die konferensie. In hierdie geval is dit die moeite werd om 'n gespesialiseerde onderneming te kontak wat betrokke is by die verhuring van toerusting vir sakevoorkomste.

Watter toerusting is nodig:

U kan by Rentforall 'n huuroplossing bestel vir die organisering van 'n konferensie in Moskou, waardeur u professionele klank en lig kan lewer tydens die geleentheid.

  • opdragstuk. Dit kan brosjures insluit met die konferensieprogram, visuele hulpmiddels, 'n notaboek om met 'n pen te skryf, 'n lêergids, sowel as advertensiemateriaal vir konferensieborge. Alle uitdeelstukke moet van goeie gehalte wees en in 'n enkele styl van die konferensie gemaak word.

Kyk na die video: Nuwe funksies vir veiliger facebook (Junie 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send